Cum calculezi corect spatiul necesar pentru un sediu de firma

Pentru multi dintre noi, birourile sunt ca si a doua casa. Acestea sunt locurile unde ne petrecem cel putin 8 ore timp de 5 zile pe saptamana si unde, in cele mai multe cazuri, dezvoltam relatii mai mult sau mai putin apropiate cu colegii de munca. Asa ca, de ce nu ne-am simti si intr-un birou ca acasa?

O prima conditie este, in primul rand, asigurarea unui loc suficient de mare pentru angajati. De aceea, angajatorii trebuie sa acorde o atentie sporita calcularii spatiului noului sediu. Alegerea incorecta poate conduce la intreruperea temporara a activitatii si, implicit, la pierderea de bani.

De aceea, iata ce masuri poti lua pentru a preveni astfel de episoade nedorite.

In primul rand, ar trebui sa stabilesti foarte clar care sunt asteptarile tale de la afacere si care este cresterea estimata pentru aceasta in anii urmatorii ani. Iar ca sa iti fie mai usor, pune-ti urmatoarele intrebari:

• Cati angajati am in prezent?
• Are fiecare angajat nevoie de un birou individual sau pot lucra la birouri comune?
• Ma astept sa maresc echipa in viitorii doi ani?
• Dupa cat timp voi mari echipa?
• Ce fel de functii vor avea noii membri ai echipei (executive, administrative sau vanzari)?

Odata ce stii numarul de persoane angajate, poti estima spatiul de care ai nevoie pentru a opera afacerea ta cat mai confortabil. In acelasi timp, anticiparea evolutiei afacerii tale iti va permite sa maresti echipa fara intreruperi costisitoare.

In general, spatiul necesar este estimat in functie de numarul de persoane care il vor ocupa, dar si de tipul activitatii practicate. De obicei, pentru un birou sunt necesari cel putin 46 mp/ persoana si maximum 106. De aceea, tipul activitatii este cel care va determina cat mai precis marimea spatiului necesar.

Cea mai economicoasa modalitate de amenajare a unui birou este cea de tip open space, fara birouri private, iar call center-urile sunt cele care folosesc aceasta configuratie. La cealalta extrema sunt, desigur, birourile private, delimitate de restul incaperilor prin ziduri. De regula, birourile de avocatura apeleaza la acest tip de compartimentare, atat pentru spatiile de lucru, cat si pentru salile de conferinte, biblioteci, bucatarii sau spatiile de depozitare.

Dupa ce vei determina ce tip de birouri se potrivesc cel mai bine activitatii tale, poti recurge la inchirierea spatiului, avand in acelasi timp siguranta ca nu va fi nevoie de interventii majore pe durata sederii in locul respectiv.

In planificarea initiala, poti estima un necesar de aproximativ 76 mp/ persoana si astfel vei obtine o estimare bruta a spatiului total, din care vei putea reduce ulterior. De asemenea, este foarte important sa tii cont si de celelalte variabile pe care le poate avea un astfel de spatiu, cum ar fi distanta pana la tavan sau facilitatile.

In cele din urma, cand vei fi ales spatiul potrivit pentru afacerea ta, in scena va intra designerul de interior, insa pana la acest pas, tot ceea ce trebuie sa faci este sa te asiguri ca angajatii vor avea la dispozitie un spatiu de macar 76 mp/ persoana.

Spre exemplu, daca ai 10 angajati, poti estima ca pentru acestia vei avea nevoie de un total de 762 mp. (76 mp/ persoana x 10 angajati = 762 mp). Dar daca te astepti ca echipa sa creasca in fiecare an cu 2 angajati, la un contract de inchiriere pe 3 ani, este necesar sa gasesti inca 457 mp pentru a face acest lucru posibil?

Nu neaparat! In primul rand, trebuie sa stabilesti ce functii vor ocupa acei angajati. Daca vorbim despre directori executivi care au nevoie de un birou separat, atunci asteapta-te la o suplimentare a spatiului de aproximativ 549 mp (91 mp/ persoana x 6 directori = 549 mp). Insa daca vorbim despre simpli angajati care pot lucra intr-un open space, necesarul de spatiu nu ar trebui sa fie mai mare de 274 mp (46 mp/ persoana x 6 angajati = 274 mp)

De aceea, daca vei consuma timp acum in incercarea de a planui in detaliu spatiul in care se va desfasura afacerea ta, vei economisi bani in viitor. Este demonstrat ca mutarea prematura a activitatii intr-o alta cladire conforma evolutiei unei activitati este mult mai costisitoare decat daca toate aceste calcule sunt efectuate inaintea semnarii contractului de inchiriere.